5._ conversión

Conversión

Conversión de sistemas de información: cuando lo que cambiamos es el sistema en que almacenamos los datos en el ordenador, o como lo tratamos. Cada sistema de información trata los datos de una manera y los almacena de acuerdo a unos parámetros propios de ese programa. Por ejemplo, pongamos que tenemos una base de datos de niños, que incluye la edad y el nombre. Si queremos ampliar esa base de datos y por ejemplo, hacer una ficha individual de cada niño con muchos más datos, con fotografías.. etc.. y el programa que usamos no lo permite, necesitaremos cambiar de programa. Y para pasar los datos antiguos al programa moderno, necesitaremos hacer una conversión de sistema de información, que puede ser manual o no (el cambio de software, pasar de un programa a otro, es lo que se llama commigrar).

Definición:

La conversión de la información no es más que la transformación de un esquema de representación de los elementos de información a otro incluyendo los siguientes elementos:

·         Datos ingresados o almacenados en un sistema de información

·         Reportes generados

·         Parámetros de configuración del sistema

·         Formularios manuales o automatizados

Componentes del proceso de conversión

Básicamente existen tres componentes en el  proceso de conversión de la información

Origen, destino y herramienta de conversión

·         El origen puede entenderse como la información que se desea transformar, tal como un antiguo sistema, modulo, formato u otro sistema de información.

·         El destino es hacia donde se quiere llegar, el nuevo formato o la nueva información con que se desea contar.

·         Por su parte de la herramienta de conversión es el medio por el cual se va a llegar del origen hacia el destino, generalmente una herramienta técnica programada por el interesado o una herramienta existente en el mercado.

Es muy común pensar que se debe partir desde el origen y llegar a la información destino, sin embargo en un proceso de conversión de la información, la mejor practica es hacer lo contrario partiendo del destino lo cual nos permitirá hacer una mejor identificación de los requerimientos de la información objetivo y de donde debemos buscarla dentro de la gama existente en la información origen.

Riesgos en el proceso de conversion:

a)    Verlo como un proceso tecnico

b)    Potencializa la oportunidad de fraude

c)    Existencia de “hard code”

d)    No considerar los elementos tecnicos

e)    Datos maestros o historicos no depurados

Un inconveniente es que durante la instalación del sistema se pueden descubrir nuevos errores no detectados durante la prueba del sistema generando sorpresas desagradables para los usuarios que se están empezando a familiarizar con este nuevo sistema.

Para sobrellevar la transición existen 4 estrategias de conversión básica, y el criterio de aplicación depende del tamaño de la empresa, cuán rápido esta requiere ver los beneficios del nuevo sistema en acción y los costos de implantación.

La primera estrategia es la conversión en paralelo: aquí se plantea que el tanto el sistema antiguo como el nuevo operen simultáneamente durante un periodo de tiempo determinado. Esta estrategia es de poco riesgo ya que en caso de existir una falla en el sistema recién implantado, se puede continuar trabajando con el sistema antiguo hasta que se corrijan los defectos. El problema es que los costos por mantener dos sistemas funcionando a la vez son elevados.

También esta la conversión en fases: esto significa que el sistema será implantado por módulos, por ejemplo en un sistema de pago a empleados primero se ejecutara el módulo de verificación de la cantidad de horas trabajadas, luego el calculo del sueldo de los empleados por hora, de los empleados asalariados y después el de calculo de impuesto. Esta estrategia es útil en grandes sistemas de información que deben ser modularizados para poder desarrollarlos. Las ventajas de esta estrategia son su poco riesgo, ya que en caso de haber una falla solo será en un modulo del sistema, mayor facilidad para los usuarios para aprender a usar el SI debido a que es más fácil aprender a usar el sistema módulo por módulo que todo el sistema a la vez. Su principal desventajas es que los beneficios de implantar el sistema tardaran mas en aparecer y eso no es bueno para las empresas que han invertido mucho capital en el sistema.

Otro método pero mas arriesgado es la conversión directa que implica desechar el anterior sistema e implantar de una vez el sistema nuevo. En este caso la empresa debe estar totalmente segura que el nuevo sistema esta libre de fallas, ya que en casi de existir un error es muy probable que el sistema colapse. Su ventaja es que los beneficios se verán de inmediatos, los costes de instalación serán menores. También es fundamental que los empleados estén plenamente capacitados para usar el nuevo sistema, debido a que la inexperiencia de los usuarios puede reducir el rendimiento del SI.

Y por ultimo esta la conversión piloto: esta es parecida a la conversión fases ya que se usa en sistemas grandes o sistemas que van a usarse en más de una unidad de negocio o por varios departamentos. Así este se puede ir implementando área por área para evaluar el comportamiento del sistema, buscar fallos y ver como es la relación entre el sistema y los usuarios. También esta estrategia reduce los riesgos pero igual a la conversión en fases se necesita mas tiempo para ver los beneficios que aportara el sistemas funcional.

REFERECIAS:

Mastemagazine (2010) “conversión” Recuperado el 4 de noviembre de 2012.  http://www.mastermagazine.info/termino/4432.php

Boletín asesoría gerencial (2008) “metodología de conversión de la información” Recuperado el 4 de noviembre de 2012.  http://www.pwc.com/ve/es/asesoria-gerencial/boletin/assets/boletin-advisory-edicion-03-2008.pdf

La electrosfera (2008)” Importancia De La Conversión De Sistemas En La Implantación De Un Sistema De Información” Recuperado el 4 de noviembre de 2012. http://geopelia.wordpress.com/2008/02/14/importancia-de-la-conversin-de-sistemas-en-la-implantacin-de-un-sistema-de-informacin/

Pérez Valde, Federico. Ciclo de Vida de los Sistemas. Instituto Politécnico Nacional Escuela Superior de Comercio y Administración. Plantel Santo Tomas. Versión en Internet:http://www.escasto.ipn.mx/organizacion/profesores/material/informatica/Ciclo%20de%20Vida%20de%20los%20Sistemas.pdf (Formato PDF). Fecha de Revisión: 11/02/2008