1. Sistemas de información
·
Entrada: captura o recolecta datos en bruto
tanto del interior de la organización como de su entorno externo.
·
Salida: transfiere la información procesada
a la gente que la usará o a las actividades para las que se utilizará.
2. Dimensiones de los SI
Administración: Es darle sentido a las diversas situaciones que enfrentan las organizaciones, tomar decisiones y formular planes de acción para resolver problemas de la organización.
Tecnología: Es un de las muchas herramientas que los gerentes utilizan para enfrentar al cambio.
3. Arquitectura
de la información
Steve Toub (2000)
de Argus Associates la define como: "El arte y ciencia de estructurar y
organizar el entorno informativo, para ayudar a los usuarios eficientemente a
satisfacer sus necesidades informativas."
La
organización AiflA (Asilomar Institute for Information Architecture: www.aifia.org)
[Instituto Asilomar para la Arquitectura de Información] la define como:
En resumen la
arquitectura de información comprende:
la identificación y estudio de necesidades de los usuarios, así como el estudio
del mercado, organización de los contenidos, guión, etcétera.
4. Clasificación de los Sistemas de Información
·
Por
su relación con la toma de decisiones: SI para decisiones estratégicas, administrativas u
operativas
·
Por
el origen y grado de personalización:
sistemas específicos para una organización y sistemas de carácter general.
5. Áreas
funcionales
· Producción:
Funciones:
1) Ingeniería de producto
1) Ingeniería de producto
a) Diseño del producto
b) Pruebas de Ingeniería
c) Asistencia a mercadotecnia
b) Pruebas de Ingeniería
c) Asistencia a mercadotecnia
2) Ingeniería de planta
3) Ingeniería industrial
4) Planeación y control de la producción
5) Abastecimientos
6) Fabricación
7) Control de calidad
5) Abastecimientos
6) Fabricación
7) Control de calidad
·
Ventas y MKT
Es el área que se encarga de canalizar los bienes y servicios desde el
producto hasta el consumidor o usuario final. Entre las funciones de mercadeo
podemos mencionar: la investigación de mercados, el presupuesto de mercadeo, la
determinación de empaque, envase, etiqueta y marca, la distribución y venta de
los productos, la determinación del precio de los artículos la publicidad y la
promoción.
Funciones:
1-Investigación de mercados
2-Planeación y desarrollo de producto
3-Precio
4-Distribución y logística
5-Ventas
6-Comunicación
1-Investigación de mercados
2-Planeación y desarrollo de producto
3-Precio
4-Distribución y logística
5-Ventas
6-Comunicación
·
Contabilidad y finanzas
Es el
área que se encarga del optimo control, manejo de recursos económicos y
financieros de la empresa, esto incluye la obtención de recursos financieros
tanto internos como externos, necesarios para alcanzar los objetivos y metas
empresariales y al mismo tiempo velar por que los recursos externos requeridos
por la empresa sean adquiridos a plazos e intereses favorables.
Funciones:
1-Financiamiento
2-Contraloría
1-Financiamiento
2-Contraloría
3-Crédito y Cobranza
4-Impuestos
·
Recurso Humano
Es
el área encargada de la dirección eficiente y efectiva del recurso humano de la
empresa. Dentro de las principales funciones de esta área, se pueden mencionar:
Reclutamiento y selección de personal capaz, responsable y adecuado a los
puestos de la empresa, la motivación, capacitación y evaluación del personal;
el establecimiento de un medio ambiente agradable para el desarrollo de las
actividades.
Funciones:
1-Contratación
y empleo
2-Capacitación y desarrollo
3-Sueldos y salarios
4-Relaciones laborales
5-Servicios y Prestaciones
6-Higiene y seguridad
7-Planeación de recursos humanos
2-Capacitación y desarrollo
3-Sueldos y salarios
4-Relaciones laborales
5-Servicios y Prestaciones
6-Higiene y seguridad
7-Planeación de recursos humanos
6. Enfoque actual de SI
- Producir información orientada en la toma de decisiones
Calidad de decisiones calidad de información
Un sistema de información no
necesariamente debe ser computarizado sin embargo debido a la complejidad y el
volumen de datos se utiliza las computadoras.
En la actualidad y debido al
desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica la
mayoría de las bases de datos están en formato digital, electrónico que ofrece
un amplio rango de soluciones al problema.
Los sistemas de información, son
efectivamente una valiosa herramienta para el desarrollo de las organizaciones,
pero es importante resaltar que todos los sistemas de información no son
iguales y la implementación de estos en las diferentes empresas, no siempre son
de beneficio si no se verifica previamente el tipo de empresa y si el sistema a
implementar es el adecuado.
Un sistema de información demasiado
complejo para una pequeña empresa puede generar un gasto demasiado alto y no
traer beneficios. Un sistema de información, sencillo y de poca complejidad
para una empresa grande con elevados volúmenes de trabajo, puede ser bastante
económico pero de poca utilidad para la organización.
7. Tipos de SI
Sistemas
para distintos grupos gerenciales:
Ø
Sistemas
de procesamientos de transacciones
(TPS) un sistema de procesamiento de
transacciones es un sistema computarizado que efectúa y registra las
transacciones diarias de rutina necesarias para realizar negocios, como
introducir pedidos de venta, reservaciones de hoteles, nomina, registro de empleados
y envíos.
Aquí tenemos a los diferentes TPS que
puede ser de contabilidad, finanzas, producción, mercadotecnia, recursos
humanos.
Ø
Sistemas
de información gerencial (MIS)
“el estudio de los
sistemas de información en los negocios y la administración”
Los MIS sistematiza en informa sobre
las operaciones básicas de la compañía mediante el uso de los datos
suministrados por los sistemas de procesamiento de transacciones.
Ø
Sistemas
del soporte de decisiones
(DSS) brindan apoyo a la toma de decisiones
que no es rutinaria. Se enfocan en problemas que son únicos y cambian con
rapidez, para los cuales el proceso para llegar a una solución tal vez no esté
completo predefinido de ante mano.
Ø
sistemas
para la inteligencia de negocios
(BIS) Es un término contemporáneo que
se refiera a los datos y herramientas de software para ayudar a los gerentes y demás usuarios y
demás usuarios empresariales a tomar decisiones más documentadas.
Las aplicaciones de inteligencia de
negocios no se limitan a los gerentes de nivel medio, se puede encontrar en
todos los niveles de la organización.
8. Herramientas
de colaboración
Correo
electrónico& Mensajería instantánea: (correo-e, conocido también como e-mail), es un
servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes y archivos
rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas)
mediante sistemas de comunicación electrónicos
La Mensajería Instantánea es un punto
intermedio entre los sistemas de chat y los mensajes de correo electrónico, las herramientas de mensajería
instantánea, son programas regularmente gratuitos y versátiles, residen en el
escritorio y, mientras hay una conexión a Internet, siempre están activos.
El servicio de mensajería instantánea
ofrece una ventana donde se escribe el mensaje, en texto plano o acompañado de
iconos o "emoticons " (figura que representan
estados de ánimo), y se envían a uno o varios destinatarios quienes reciben los
mensajes en tiempo real, el receptor lo lee y puede contestar en el acto.
Redes
sociales: son estructuras sociales compuestas de grupos de personas, las cuales están conectadas
por uno o varios tipos de relaciones, tales como amistad, parentesco, intereses comunes o
que comparten conocimientos, e ideas de libre expresión. Puede haber muchos
tipos de lazos entre los nodos. La investigación multidisciplinar ha mostrado
que las redes sociales operan en muchos niveles, desde las relaciones de
parentesco hasta las relaciones de organizaciones a nivel estatal (se habla en
este caso de Redes políticas), desempeñando un papel crítico en la determinación de la
agenda política y el grado en el cual los individuos o las organizaciones
alcanzan sus objetivos o reciben influencias.
10 redes sociales más usadas:
Orkut, Badoo, Metroflog, Menéame, MySpace, 5 Hi5,
Yahoo Respuestas, Twitter, Facebook, YouTube
2.
↑ Wellman, Barry and S.D. Berkowitz, eds., 1988. Social
Structures: A Network Approach.Cambridge: Cambridge University Press.
3. ↑ Hansen, William B. and Reese, Eric L. 2009. Network Genie User Manual .
Greensboro, NC: Tanglewood Research.
4. ↑ Freeman, Linton. 2006. The Development of Social Network
Analysis. Vancouver: Empirical Pres, 2006; Wellman, Barry and S.D.
Berkowitz, eds., 1988. Social
Structures: A Network Approach. Cambridge:
Cambridge University Press.
Wikis
(Escritura colaborativa): el
termino wiki proviene de una voz hawaiana cuya traducción es “rápido”. Se trata
de un conjunto de páginas Web enlazadas que pueden ser navegadas y editadas por
los usuarios, y queda registro de estos cambios
Revisión/edición colaborativa: Podemos editar una presentación de
modo colaborativo, exactamente igual que si no estuviese compartida. La única
restricción que tenemos es la de no modificar simultáneamente el mismo
elemento. Por ejemplo, en la imagen podemos ver que otro colaborador está
editando la presentación por el aviso que aparece en la parte superior derecha.
Además, se ha añadido la funcionalidad de mostrar qué diapositiva del documento
está siendo editada por otro colaborador.
Mundos
virtuales: es un tipo de comunidad virtual en
línea que simula un mundo o entorno artificial inspirado o no en la realidad,
en el cual los usuarios pueden interactuar entre sí a través de personajes o
avatares, y usar objetos o bienes virtuales.
Para ser un mundo virtual, se requiere
un mundo en línea persistente, activo y disponible 24 horas al día y todos los
días. Mundos virtuales son hechos para que los usuarios vivan e interactúen,
generalmente en tiempo real. Los personajes, o avatares, son representados por
gráficos en 2D, 2,5D o 3D según el mundo virtual.
10
mundos virtuales mas usados: Habbo, boom bang, mundo pocoyo, second life, the
sims 2, Barbie girl´s, country story, restaurant city, crazy planets, pet
society.
Entornos
de colaboración basados en internet: Facilitan
la colaboración de los diversos tipos de especialistas por medio de la red,
para poder compartir de forma más fácil, esto se lleva a cabo mediante entornos
virtuales.
Google
apps: es una mina de oro para los
negocios al ofrecer docenas, si no centenares, de soluciones –por lo general
baratas– de software basado en la nube para todo, desde planeación de productos
a facturación. He aquí 15 de las mejores:
1)
Colaborar
en presentaciones: SlideRocket.- permite importar presentaciones de Google o Microsoft PowerPoint o
crearlas directamente dentro del programa, y luego accesarlas desde cualquier
computadora PC, Mac o Linux. Se puede añadir audio y compartir presentaciones
con los Google Contacts. También incluye analítica para medir la participación
del auditorio
2)
Planea
tu proyecto: Smartsheet.-puede
importar una hoja de cálculo y convertirla en una lista de tareas y subtareas.
Con un solo clic se crea una gráfica Gantt o un calendario donde aparecen las
fechas pagaderas y el progreso.
3)
Retoca
tus fotos: Aviary.- Todo
negocio tiene que procesar imágenes alguna vez, sea para alterar un logo,
cambiar el tamaño o arreglar una foto para su uso en el web, sea marcar las
imágenes para una revista. Aviary proporciona una suite de productos para edición
en los medios, incluido un editor de imágenes, un editor vector e incluso un
editor de audio.
4)
Captura tus brainstorms: mindmeister.- Crear un mapa
mental –una representación visual de conceptos y cómo se correlacionan– es un
modo efectivo de organizar los resultados de una sesión de brainstorming
[tomenta cerebral]. Mindmeister le da a su equipo una herramienta para
bosquejar y compartir sus ideas y planes.
5)
Organiza
tus tareas: GQueues.- Una vez
usted ha planeado las tareas, es tiempo de asignar responsabilidades para
realizarlas. GQueues se integra con el Google Calendar y permite establecer
tareas recurrentes y trabajar con los colaboradores, y todos están en la misma
página.
6)
Maneja
tus contactos: Bantam Live.- proporciona un flujo de actividad con actualizaciones
sobre el progreso del equipo. Las características de CRM permiten que cada uno
comparta una libreta de direcciones y contacte detalles y añada notas de las
conversaciones.
7)
Trabajar con el equipo: Socialwok.- Para manejar
múltiples equipos distribuidos, Socialwok proporciona un área central donde
asentar información e ideas, accesible vía web o dispositivos móviles. También
incluye feeds [actualizaciones de contenido] privadas, de modo que los
distintos equipos y los contactos exteriores vean las actualizaciones que les
afectan.
8)
Sincronizar
los archivos de la oficina: Office.- OffiSync
es un añadido a Microsoft Office 2003, 2007 y 2010; añade una barra de
herramientas a las aplicaciones de Office y permite salvar archivos de Office a
Google Docs en sus formatos nativos. Luego se pueden usar las características
colaborativas en tiempo real de Google Docs dentro de los programas de Office.
9)
Sincronizar todo tipo de archivos: Syncplicity.- permite
cargar todo, desde PDF a videos (y también archivos de Office, desde luego).
Syncplicity encripta los archivos y soporta settings de permisos a la medida y
controles de políticas
10) Reconciliar cambios: TextFlox.- proporciona comparaciones, lado a lado, de las
diferencias entre múltiples documentos de Word y facilita revisar y aceptar o
rechazar los cambios.
9. Aspectos éticos de la información
Kenneth
C. Laudon,Jane P. Laudon (2004) en su libro ”Sistemas de información
gerencial”mencionan que los sistemas de información dan lugar a nuevos
problemas éticas, esto es debido al desafío que representa el internet y el
comercio electrónico para la protección de la privacidad y la propiedad
intelectual.
Los
aspectos éticos surgidos del amplio uso de los sistemas de información
incluyen:
·
Fincar la
responsabilidad formal por las consecuencias de los SI.
·
Establecer
estándares para salvaguardar la calidad del sistema que proteja la seguridad de
los individuos y de la sociedad.
·
Preservar
los valores e instituciones considerados esenciales para la calidad de vida en
una sociedad de la información.
La ética,
se refiere a los principios que los individuos, en su calidad de agentes
morales libres, emplean para tomar decisiones que normen su comportamiento. Los
sistemas de información dan lugar a nuevos aspectos éticos tanto para los
individuos como para las sociedades porque crean oportunidades para un cambio
social intenso y, por consiguiente, amenazan las estructuras existentes de
poder, dinero, derechos y obligaciones.
El desarrollo de las TIC’s beneficia a unos pero también al mismo tiempo perjudica a otros. Los aspectos éticos de los SI han cobrado nueva importancia por el surgimiento de Internet y el comercio electrónico, ya que facilitan la recopilación, integración y distribución de la información y nos dejan con la preocupación de cómo se utiliza dicha información, la protección de la privacidad,así como la protección de propiedad intelectual.
La figura
anterior muestra el modelo para considerar los aspectos políticos, sociales y
éticos.
En el
modelo de Kenneth C. Laudon,Jane P. Laudon (2004) menciona que las
dimensiones morales de los principales aspectos políticos, sociales y éticos
son:
·
Derechos
y obligaciones de la información
·
Derechos
y obligaciones de propiedad
·
Responsabilidad
formal y control
·
Calidad
del sistema
·
Calidad
de vida
Estas
dimensiones al ser analizadas e investigadas responden a las siguientes
preguntas:
Derechos
y obligaciones de la información
¿Qué
derechos de información poseen los individuos y las organizaciones
respecto de la información sobre sí mismos?, ¿Cómo los pueden proteger? ¿Qué
obligaciones tienen los individuos y las organizaciones respecto a
esta información?
Derechos
y obligaciones del propietario
¿Cómo
protegerán los derechos tradicionales de propiedad intelectual en una sociedad
digital en la que es difícil rastrear y justificar la propiedad, y es muy
fácil hacer caso omiso de tales derechos?
Responsabilidad
formal y control
¿Quién
puede y debe rendir cuentas y hacerse responsable por los daños a los
derechos de información y propiedad individual y colectiva?
Calidad
del sistema
¿Qué
estándares de calidad de datos y sistemas se deben exigir para proteger
los derechos individuales y la seguridad de la sociedad?
Calidad
de vida
¿Qué
valores deben preservarse en una sociedad basada en la información y los
conocimientos?, ¿Qué instituciones deben ser protegidas
contra violaciones? Y ¿Qué valores y prácticas culturales apoya la nueva
tecnología de información?
10. Activos complementarios
“Los
activos complementarios son aquellos requeridos para derivar valor a partir de
una inversión primaria” (Teece, 1988).
Un
ejemplo que da el libro de Sistemas de información
gerencial de Kenneth C. Laudon, Jane P. Laudon (2004) es que para
aprovechar el valor de los automóviles se requieren inversiones
complementarias en autopistas, caminos, gasolineras, talleres de reparación y
una estructura legal normativa para establecer reglas y controlar a los
conductores. Estas inversiones en organización y administración también se
conocen como capital organizacional y administrativo.
Invertir
en tecnología no garantiza buenos rendimientos ya que algunas empresas se
equivocan al adoptar el modelo correcto de negocios que se ajuste a la nueva
tecnología, o intentan conservar un viejo modelo de negocios condenado al
fracaso por la nueva tecnología.
Las
compañías que respaldan sus inversiones en tecnología con inversiones en
activos complementarios, como nuevos modelos de negocios, nuevos procesos de
negocios, comportamiento administrativo, cultura organizacional o capacitación,
obtienen rendimientos más altos.
Las
inversiones fundamentales complementarias organizacionales son:
·
Una
cultura de apoyo a los negocios que valore la eficiencia, eficacia y
efectividad.
·
Procesos
de negocios eficientes.
·
Descentralización
de la autoridad.
·
Derechos
para la toma de decisiones ampliamente distribuidas.
·
Equipo
sólido de desarrollo de sistemas de información.
Los activos complementarios
gerenciales más importantes son:
·
Sólido
apoyo de la alta dirección para el cambio.
·
Sistemas
de incentivos que vigilen y retribuyan la innovación individual.
·
Énfasis
en el trabajo en equipo y la colaboración.
·
Programas
de capacitación.
·
Cultura
administrativa que valore la flexibilidad y el conocimiento.
·
Las
inversiones sociales importantes son:
·
Internet
y la cultura de apoyo a Internet.
·
Sistemas
educativos, redes y estándares de cómputo.
·
Reglamentaciones
y leyes, así como la presencia de empresas de tecnología y servicios.
11. Toma de decisiones
Herbert
Simon en (1997) definió la toma de decisiones como los procesos cognitivos que
se desarrollan en la mente del individuo y que tienen como meta primaria la
elección de un curso de acción que ayude a resolver algún problema.
La toma
de decisiones en una organización se circunscribe a todo un colectivo
de personas que están apoyando el mismo proyecto. Se debe empezar por
hacer una selección de decisiones, y esta selección es una de las
tareas de gran trascendencia en el trabajo del mando.
El proceso
de toma de decisiones no ocurre de manera continua, sino que está formado por
diversas actividades que ocurren en momentos diferentes y en forma cíclica, la
existencia de diferentes etapas y los diferentes requisitos en cada una de
ellas, indican que los sistemas deben tener capacidades internas múltiples y
deben ser flexibles y fáciles de usar.
En 1960,
Simon estableció cuatro etapas en la toma de decisiones, las cuales son las
siguientes:
1. Inteligencia: está
es la primera etapa en la toma de decisiones y consiste en identificar los
problemas que ocurren en la empresa. Indica donde, porque y con qué objeto
ocurre una situación. Para identificar los problemas que tiene la empresa, los
sistemas de información administrativos (SIA) son útiles ya que proporcionan
una gran cantidad y variedad de información detallada pueden ser útiles.
2. Diseño: es
la segunda etapa en la toma de decisiones. Es cuando la persona concibe las
posibilidades alternativas de soluciones de un problema. En esta etapa la persona
diseña las posibles soluciones a los problemas. Aquí se requiere de mayor
inteligencia, de manera que el administrador decida si una solución en
particular es apropiada. Los sistemas de soportes de decisiones (SSD) son
ideales en esta etapa, por que operan sobre la base de modelos sencillos,
pueden desarrollarse rápidamente y ser operados con información limitada.
3. Selección: tercera
etapa de la toma de decisiones. Es cuando la persona elige una de las diversas
alternativas de solución. En este caso, un administrador puede usar las
herramientas de información que calculen y lleven un seguimiento de las
consecuencias, costos y oportunidades proporcionadas por cada alternativa
diseñada en la segunda fase. Quien toma las decisiones podría necesitar de un
SSD mayor para desarrollar mejor la información sobre una amplia variedad de
alternativas y emplear diversos modelos analíticos para tomar en cuenta todas
las consecuencias.
4. Implantación: es
la última etapa en la toma de decisiones. Aquí la persona lleva la decisión a
la acción y da su informe sobre el progreso de la información. En esta etapa,
los administradores pueden usar un sistema de información que emita informes
rutinarios sobre el progreso de la solución específica. El sistema también
informará sobre algunas dificultades que surjan, indicará restricciones a los
recursos, y podrá sugerir ciertas posibles acciones de mejora. Los sistemas de
apoyo pueden ir desde SIA completos a sistemas mucho más pequeños, así como
software de planeación de proyectos operados con microcomputadoras.
Clasificación
de la toma de decisiones
La toma
de decisiones se clasifica por:
Por
Niveles.- Esta
clasificación se realiza en base al nivel jerárquico que ocupa la persona que
realiza la decisión. En esta clasificación las toma de decisiones es
estratégica, tácticas y operativas.
·
Las decisiones
estratégicas son las que se toman para relacionar a la empresa con
su entorno. Estas son de gran trascendencia en cuanto que definen los objetivos
y las líneas de acción a seguir en la empresa. Suelen ser a largo plazo y
tienen un carácter no repetitivo. La información que se tiene para realizar
este tipo de decisiones es escasa, y los efectos que producen estas decisiones
pueden comprometer el desarrollo de la empresa e incluso su supervivencia. Por
ello al tomar estas decisiones se requiere un alto grado de reflexión y de
juicio por parte del decisor.
·
Las decisiones
tácticas son tomadas en el nivel intermedio de la empresa por
parte de los directores de departamento. Estas decisiones ayudan a conseguir
los objetivos fijados a nivel estratégico, están subordinadas a las decisiones
estratégicas, pueden ser repetitivas, y sus consecuencias tienen lugar en un
plazo no muy largo en el tiempo, por lo general son reversibles, y sus
consecuencias no son muy importantes a no ser que los errores se vayan
acumulando.
·
Las decisiones
operativas las toman los del nivel más bajo de los directivos de
la empresa. Estas decisiones son repetitivas por lo que la información
necesaria para tomar la decisión es fácilmente disponible. Los errores se
pueden corregir fácilmente, ya que su grado de manifestación es el corto plazo,
y por lo tanto las sanciones en el caso de cometer un error son mínimas.
Por
método.- Esta se
realiza atendiendo al método utilizado para la toma de decisiones en la cual se
distingue entre decisiones programadas y decisiones no programadas.
·
Las decisiones
programadas son aquellas decisiones repetitivas y rutinarias, por
lo tanto, se puede establecer un método que ayude a la toma de decisión.
·
Las decisiones
no programadas son nuevas, por lo tanto no se puede establecer
ningún método previo para la toma de este tipo de decisiones, y esto es porque
o el problema es nuevo, o porque es tan importante que merece un tratamiento
especial, o aunque se trate de un problema repetitivo las condiciones internas
o externas han variado y por lo tanto los métodos anteriores ya no sirven.
Síntesis.- Esta puede considerarse como una síntesis de las
dos anteriores. En esta clasificación se tiene en cuenta a la vez el método
utilizado y el nivel que tiene dentro de la empresa la persona que toma la
decisión.
·
Las decisiones
estructuradas son aquellas que las fases de inteligencia,
diseño y elección, son estructuradas, es decir, que se pueden emplear métodos
previos para la resolución del problema. Estas coincidirían tanto con las
decisiones programadas de la clasificación anterior como con la mayoría de las
decisiones operativas.
·
Las decisiones
semiestructuradas, su rasgo característico es que la fase de
inteligencia no se puede formalizar, no se puede establecer un método para
detectar el problema, pero una vez detectado el problema ya se pueden
establecer modelos matemáticos en las fases de diseño y elección.
·
Las decisiones
no estructuradas se caracterizan porque ninguna fase del proceso
de toma de decisiones es estructurada. Estas coincidirían con las decisiones no
programadas y con la mayoría de las decisiones estratégicas.
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